Bereid je voor op de verplichte e-facturatie in 2026!
Vanaf 1 januari 2026 treedt een belangrijke wijziging in werking voor Belgische ondernemingen: elektronische facturatie wordt verplicht. Geen papieren facturen of pdf’s meer, maar gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk. Wat betekent dit concreet voor jouw onderneming, en hoe kan je jezelf optimaal voorbereiden?
Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk dat beveiligde uitwisseling van gestructureerde facturen tussen bedrijven mogelijk maakt. Het biedt een standaard voor elektronische facturatie die ervoor zorgt dat facturen direct in de boekhoudsoftware van de ontvanger terechtkomen, zonder manuele invoer. Dit verkleint de kans op fouten, versnelt het facturatieproces, en zorgt voor meer efficiëntie.
Verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven
Vanaf 2026 geldt de verplichting voor alle Belgische bedrijven met een btw-nummer, zowel voor het verzenden als ontvangen van facturen. Ook als je enkel met particuliere klanten werkt, moet je systemen hebben die Peppol-facturen kunnen ontvangen van je leveranciers.
Het idee achter deze verplichting is duidelijk: de overheid wil de digitalisering en automatisering van het bedrijfsleven bevorderen. Maar, zoals bij elke verandering, brengt dit ook de nodige aanpassingen met zich mee.
Wacht niet tot het laatste moment
Hoewel de verplichting pas vanaf 2026 ingaat, is het verstandig om nu al actie te ondernemen. Vanaf 2025 kun je al gebruikmaken van de voordelen van Peppol. Het vroegtijdig implementeren van elektronische facturatie geeft je tijd om eventuele kinderziektes op te lossen en je processen te optimaliseren. Dit voorkomt stress en last-minute aanpassingen wanneer de deadline nadert.
Kies de juiste software
Niet elke boekhoudsoftware is momenteel Peppol-compatibel. Gelukkig werken de FOD Financiën en Agoria aan een lijst van softwareoplossingen die voldoen aan de nieuwe vereisten. Door nu al over te stappen naar Peppol-compatibele software, geef je jezelf de ruimte om deze goed in te richten en je personeel op te leiden. Bovendien kun je zo geleidelijk overstappen en de nodige ondersteuning krijgen van je softwareleverancier.
Financiële voordelen
De overheid heeft een aantal mooie fiscale voordelen in het leven geroepen om deze overgang te ondersteunen. Vanaf 1 januari 2025 kun je gebruikmaken van een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen, in plaats van de huidige 15,5%. Dit geldt zowel voor zelfstandigen als kmo’s. Verder kunnen kleine vennootschappen en zelfstandigen die gebruikmaken van abonnementsformules voor facturatiepakketten een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen tussen 2024 en 2027.
Deze voordelen maken het financieel aantrekkelijk om vroeg te investeren in de juiste software. Door nu al te starten, profiteer je van deze fiscale incentives en spreid je de kosten over meerdere jaren.
De voordelen van e-facturatie
Behalve dat je vanaf 2026 wettelijk verplicht bent om over te stappen op elektronische facturen, biedt e-facturatie ook veel voordelen voor je onderneming:
Snellere betalingen: Elektronische facturen komen direct aan bij de ontvanger, wat leidt tot snellere betalingen.
Minder fouten: Geen handmatige invoer meer betekent minder kans op typefouten en andere menselijke fouten.
Kostenbesparing: Door de automatisering bespaar je tijd en geld op administratie en postkosten.
Milieuvriendelijk: Minder papierverbruik is goed voor het milieu, wat bijdraagt aan een duurzamer bedrijfsmodel.
Zet nu al de eerste stappen
Wachten tot 2026 lijkt misschien verleidelijk, maar door nu al actie te ondernemen, voorkom je mogelijke problemen en benut je de voordelen van digitale facturatie maximaal. Bekijk je huidige softwareoplossing en informeer of deze compatibel is met Peppol. Zo niet, overweeg dan om over te stappen op een nieuw systeem. Dit is niet alleen noodzakelijk, maar kan je bedrijf ook efficiënter en winstgevender maken.
Conclusie
De verplichting om elektronische facturen te versturen en ontvangen via Peppol vanaf 2026 is een kans om je administratie te digitaliseren en te optimaliseren. Door nu al te starten met de implementatie van Peppol-compatibele software, kun je de overgang soepel laten verlopen en profiteren van de fiscale voordelen die de overheid biedt. Maak van deze verplichting een kans om je bedrijf te moderniseren en je processen efficiënter in te richten.
Zorg dat je niet achterblijft en begin alvast met de voorbereidingen!
Geschreven door Kris Seyen, Founder & Managing Partner consey.legal
