Privacyverklaringen onder de loep: transparant of misleidend?

Een privacyverklaring is voor veel organisaties niet meer dan een verplicht nummer. Iets wat ergens onderaan de website wordt geplaatst, verstopt achter juridisch jargon of – in het andere uiterste – opgesmukt met loze marketingbeloftes.

Maar een privacyverklaring is meer dan een formaliteit. Transparantie over gegevensverwerking is een fundamentele pijler van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een recente beslissing van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) legt nogmaals de nadruk op het belang van een duidelijke en eerlijke privacyverklaring. Ondernemingen die zich hier niet aan houden, riskeren niet alleen sancties, maar ook een vertrouwensbreuk met hun klanten en gebruikers.

Het belang van transparantie en vertrouwen

Transparantie is cruciaal in privacycommunicatie. Betrokkenen moeten op een eenvoudige manier kunnen begrijpen wat er met hun gegevens gebeurt. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een basisvoorwaarde om vertrouwen op te bouwen. Wanneer een organisatie onduidelijk of misleidend communiceert over gegevensverwerking, ondermijnt dit het vertrouwen van gebruikers en klanten.

In de praktijk schieten veel privacyverklaringen tekort. Sommige organisaties kiezen ervoor om vage, geruststellende taal te gebruiken die weinig concreet zegt over hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Anderen gaan de andere richting uit en presenteren een juridische tekst die zo complex is dat hij voor de gemiddelde lezer onbegrijpelijk wordt. Dit is niet alleen in strijd met de geest van de AVG, maar kan ook leiden tot handhavingsacties door toezichthouders. De recente beslissing van de GBA maakt duidelijk dat organisaties hierin geen vrije keuze hebben: een privacyverklaring moet helder, feitelijk en toegankelijk zijn.

Waarom transparantie essentieel is

De AVG is gebaseerd op een aantal kernprincipes die als leidraad dienen voor gegevensverwerking. Eén van de belangrijkste daarvan is transparantie. Artikel 5.1.a van de AVG bepaalt dat persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier moeten worden verwerkt. Dit betekent dat een privacyverklaring niet alleen correct moet zijn, maar ook begrijpelijk voor het brede publiek.

Een duidelijke privacyverklaring biedt een meerwaarde voor zowel bedrijven als klanten. Voor bedrijven helpt het om klachten en juridische risico’s te beperken. Voor klanten betekent het dat ze op een eerlijke manier geïnformeerd worden over hoe hun gegevens verwerkt worden. Dit draagt bij aan een vertrouwensrelatie tussen de organisatie en haar gebruikers. Transparantie is dus geen last, maar een opportuniteit.

Misleidende privacyverklaringen onder vuur

Toezichthouders hebben al meerdere keren ingegrepen tegen privacyverklaringen die niet voldoen aan de transparantie-eisen van de AVG. De Spaanse toezichthouder (AEPD) heeft herhaaldelijk geoordeeld dat een privacyverklaring geen marketingdocument mag zijn. Organisaties mogen zich dus niet verschuilen achter geruststellende taal zonder daadwerkelijke inhoud.

Een privacyverklaring waarin staat: “Wij respecteren uw privacy en behandelen uw gegevens met de grootste zorg”, klinkt mooi, maar voegt juridisch niets toe. Hetzelfde geldt voor formuleringen zoals “Uw gegevens worden nooit zonder uw toestemming gedeeld”, terwijl in werkelijkheid gegevens ook op basis van wettelijke verplichtingen kunnen worden doorgegeven. De Spaanse toezichthouder is hierin helder geweest: een privacyverklaring moet feitelijk, volledig en concreet zijn. Vage beloften zijn niet voldoende.

Naast marketingtaal is ook juridisch jargon een probleem. Veel privacyverklaringen zijn zodanig geformuleerd dat alleen juristen ze kunnen begrijpen. De GBA heeft in haar recente beslissing duidelijk gemaakt dat een privacyverklaring toegankelijk moet zijn voor de gemiddelde gebruiker.

Formuleringen zoals “Conform artikel 6, lid 1, onder f, van de AVG, en met inachtneming van de toepasselijke rechtsgrondslagen” zijn nodeloos complex. In plaats daarvan kan eenvoudigweg worden uitgelegd op welke basis gegevens verwerkt worden en hoe dit de gebruiker beïnvloedt.

Gelaagdheid en de mythe van de verplichte inhoudsopgave

Een veelgebruikt mechanisme om privacyverklaringen toegankelijker te maken, is gelaagdheid. Dit houdt in dat de meest essentiële informatie meteen zichtbaar is, met de mogelijkheid om verder te klikken voor gedetailleerde toelichting. Dit helpt gebruikers om snel inzicht te krijgen in de kern van de gegevensverwerking zonder door lange lappen tekst te moeten scrollen.

In de recente zaak voor de GBA probeerde de inspectiedienst af te dwingen dat een privacyverklaring verplicht een inhoudsopgave moest bevatten. De Geschillenkamer verwierp dit argument en stelde vast dat de AVG geen dergelijke eis oplegt. Het belangrijkste criterium is dat de informatie makkelijk vindbaar en begrijpelijk is.

Dit betekent echter niet dat een inhoudsopgave altijd nutteloos is. Voor zeer uitgebreide privacyverklaringen, zoals die van grote technologiebedrijven met meerdere verwerkingsdoeleinden, kan een gestructureerde inhoudsopgave helpen om navigatie te vergemakkelijken. Maar voor kleinere ondernemingen en eenvoudige verwerkingsactiviteiten volstaat een logische structuur met duidelijke tussenkoppen.

Privacyverklaringen op maat: waarom copy-paste riskant is

Een veelgemaakte fout bij het opstellen van privacyverklaringen is het blindelings kopiëren van een standaardtemplate of een tekst van een andere website. Dit lijkt misschien een snelle oplossing, maar brengt aanzienlijke risico’s met zich mee. Elke organisatie verwerkt gegevens op een unieke manier, en een privacyverklaring moet die specifieke context weerspiegelen.

Wanneer een organisatie een privacyverklaring kopieert zonder aanpassingen, bestaat het risico dat er verwerkingen worden vermeld die helemaal niet plaatsvinden. Of omgekeerd: dat cruciale informatie ontbreekt over de daadwerkelijke gegevensverwerking binnen het bedrijf. Dit kan niet alleen voor juridische problemen zorgen, maar ook voor verwarring en wantrouwen bij klanten.

Een correcte privacyverklaring houdt rekening met de specifieke verwerkingsactiviteiten van een organisatie, de toepasselijke rechtsgronden en de rechten van betrokkenen. Een goed geschreven privacyverklaring is geen kopieerwerk, maar een op maat gemaakte tekst die zowel juridisch correct als begrijpelijk is.

Conclusie: transparantie is geen optie, maar een verplichting

De recente beslissing van de GBA onderstreept nogmaals dat privacyverklaringen geen loze formaliteit mogen zijn. Transparantie is een fundamenteel beginsel van de AVG en organisaties moeten ervoor zorgen dat hun privacyverklaring helder, feitelijk en begrijpelijk is. Dit betekent: geen marketingtaal, geen overbodig juridisch jargon, en een gestructureerde aanpak die rekening houdt met de noden van de gebruiker.

Een privacyverklaring is niet alleen een juridische verplichting, maar ook een instrument om vertrouwen op te bouwen bij klanten en gebruikers. Wie dit goed aanpakt, voorkomt niet alleen juridische problemen, maar versterkt ook de reputatie van zijn onderneming.

Bij consey.legal helpen we bedrijven en organisaties om privacyverklaringen op te stellen die niet alleen juridisch correct zijn, maar ook helder en toegankelijk. Wil je zeker zijn dat jouw privacyverklaring compliant is én vertrouwen wekt? Neem dan contact met ons op via hallo@consey.legal.

Geschreven door Kris Seyen, Founder & Managing Partner consey(.legal)